Instalar una oficina en casa le dará tiempo de expandir y refinar su negocio. Idealmente una oficina en casa debe ser poco costosa, eficiente y segura, además de proyectar profesionalismo para que sus clientes se den cuenta de que su trabajo es serio.

Como hemos mencionado, hay dos formas de trabajar en casa; la primera es simplemente realizar sus labores en una oficina personal y la segunda, montar un negocio en el que tendrá que recibir a clientes y proveedores.

1. Cómo instalar su oficina personal en casa

Si usted trabaja solo, es decir que no tiene la necesidad de recibir clientes en su casa, tiene la ventaja de poder adaptar el espacio seleccionado sin necesidad de hacer ningún tipo de remodelación, aunque no por ello olvide que lo más importante es su comodidad así como contar con el equipo adecuado para realizar sus tareas. Tomando en cuenta los siguientes puntos, usted podrá instalar su oficina personal de una manera sencilla y económica:

1. Considerando la clase de trabajo que realiza, es importante que elija un lugar lo más aislado posible de las áreas funcionales de la casa. Pero antes de definir en dónde instalará su oficina, recuerde por qué razón decidió trabajar en su hogar. Si lo hizo para cuidar a sus hijos, entonces ubicarla en lugar muy aislado o ajeno a las áreas comunes, no le permitirá cumplir con su propósito.

2.- Que el lugar o la habitación en la que instalará su oficina cuente con teléfono, enchufes eléctricos y un baño cercano. También es importante que tenga buena ventilación e iluminación.

3.- Contrate una línea telefónica extra. Si para realizar su trabajo requiere de Internet, es muy importante que cuente con una línea de teléfono adicional ya que de ese modo no bloqueará el acceso a su línea telefónica casera.

4.- Equipe su oficina personal con todo lo indispensable para optimizar su trabajo. Actualmente hay herramientas básicas de las que no puede prescindir aún cuando trabaje en su casa. A continuación le sugerimos lo más indispensable:

*Equipo de cómputo. La mejor herramienta para alguien que trabaja por su cuenta es una computadora. Si aún no la tiene, acuda a una tienda especializada para que le asesoren sobre los programas y las características del equipo que más le convienen. Compare marcas y precios y posteriormente proteja su sistema de cómputo.

*Impresora. Busque una impresora que no exceda a sus necesidades y después de comparar marcas y precios, elija la que más le convenga.

*Fax.

*Contestadora.

*Teléfono inalámbrico. Estos teléfonos son muy prácticos en cualquier oficina ya que le dan libertad de movimiento. Sin embargo, la calidad varía según la marca así que vea varios antes de tomar una decisión.

*Teléfono celular. Si su trabajo le exige estar siempre localizable para sus clientes, lo ideal es un teléfono celular. Actualmente existen varias compañías que ofrecen diversos planes de servicio para que pueda elegir el que más se ajuste a su presupuesto.

*Scanner. Estos aparatos son una herramienta muy necesaria para los diseñadores gráficos, fotógrafos y periodistas gráficos ya que permiten introducir todo tipo de imágenes y documentos a la computadora. Si su trabajo requiere de un scanner, pida asesoría profesional y escójalo según la marca, el precio y las funciones que necesita.

5.- Elegir un buen servidor de internet y de correo electrónico es básico porque le facilitará el acceso a cualquier información y le evitará trasladarse de un lugar a otro para hacer sus entregas de trabajo.

6.- Muebles ergonómicos. Tener su oficina personal en casa no significa trabajar en condiciones poco apropiadas ya que su rendimiento depende en gran medida de su comodidad. Por tal motivo, es muy importante que invierta en el mobiliario adecuado. Lo más recomendable es un módulo para computadora y una silla que estén diseñados ergonómicamente. Actualmente existen varias empresas que fabrican este tipo de muebles cuya característica más importante es que están hechos a la medida de la persona con el fin de brindarle una mayor comodidad y protegerlo de lesiones. Si una persona pasa mucho tiempo sentada frente a una computadora con una postura incorrecta, puede desarrollar varios trastornos físicos, principalmente de la vista, las muñecas y la espina dorsal. Por todo lo anterior, bien vale la pena invertir en esta clase de muebles y en accesorios que sirvan para prevenir algún problema posterior.

2. Cómo instalar su negocio en casa

Si ha decidido instalar su negocio en casa, tome en cuenta que algunas personas tienen la idea preconcebida de que este tipo de negocios no son tan eficientes o serios como los establecidos de manera formal. Por lo tanto, si tiene que recibir clientes o a cualquier otra persona en negocio casero, debe considerar en dónde ubicará su escritorio, muebles y equipo. Aunque estos artículos no tienen que ser caros o elegantes deben dar la impresión de una oficina bien puesta. Su mobiliario y equipo tienen que ir acorde a la imagen que desea proyectar para que sus clientes sientan que están en manos de un profesional.

A continuación le damos varias ideas y recomendaciones para poder instalar su negocio en casa:

1.- Pregúntese qué tipo de producto o servicio ofrece.

El tipo de producto o servicio que usted ofrece es determinante para elegir en qué lugar instalará su negocio. Si sus clientes y proveedores entrarán a su área de trabajo, es preferible tenerla aislada del resto de la casa, esto le ayudará a crear una imagen seria de su negocio. Además, en la medida de lo posible, su área de trabajo debe situarse en un lugar donde los clientes y proveedores caminen lo menos posible a través de su espacio personal. Si puede construir una entrada exclusiva o una construcción separada de la casa, sería lo mejor.

Si utiliza herramientas mecánicas, eléctricas, equipo ruidoso, pinturas o solventes olorosos, quizá lo ideal sea que trabaje en su cochera y para las labores administrativas puede buscar otra área de la casa para instalar su oficina.

2.- Defina su área de trabajo.

Los 2 principales aspectos a considerar antes de crear un espacio de trabajo en la casa, son la funcionalidad y el costo. El área donde montará su negocio debe permitirle realizar todas sus actividades sin tener que abarcar o afectar las áreas comunes; adaptar todo lo necesario debe costarle poco ya que ahorrarse gastos y costos de operación es una de las finalidades de tener su negocio en casa.

3.- Establezca algunas medidas de seguridad tal cual lo haría en un negocio tradicional.

Si sus clientes, proveedores o empleados tienen que entrar y salir de su negocio, usted querrá tomar todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad. Aunque esté trabajando en casa, sus visitas no esperan toparse con riesgos propios de una vivienda que no suelen existir en una oficina normal. Si es posible trate de mantener a sus clientes fuera de las áreas personales en donde algunas pertenencias de los miembros de su familia pueden poner en peligro al visitante, tales como juguetes regados en el piso o el perro, especialmente si es agresivo.

4.- Cuide el presupuesto.

Si ya escogió el lugar donde operará su negocio, es probable que necesite hacerle algunos cambio físicos como abrir alguna pared, colocar paneles de madera, alfombrar, etc., con el fin de garantizar la eficiencia del espacio. Todo esto puede ser muy recomendable y necesario pero la pregunta es: ¿cuándo hacerlo?. Si está arrancando su negocio, la economía y eficiencia son lo primero que debe considerar. Recuerde que los gastos para arrancar un negocio, generalmente son más altos de lo previsto y los ingresos pueden tardar más tiempo de lo esperado. Por esta razón, es recomendable guardar el capital para este tipo de imprevistos en lugar de invertirlo todo en el acondicionamiento físico del lugar. Recuerde que siempre podrá mejorar su área de trabajo si el negocio funciona.

5.- Determine sus necesidades de equipo.

Instalar un área que invite al trabajo requiere de elecciones inteligentes, de equipo de comunicación y de fuentes de información.

Por lo regular, es el giro de su negocio lo que determinará qué clase de equipo y ventajas físicas requiere para manejarlo adecuadamente. Nuestro principal consejo es que no adquiera ningún equipo o mueble que realmente no necesite. A menos que tenga recursos financieros ilimitados, debe evitar adquirir cualquier bien que no repercutirá en el incremento de sus ganancias, eficiencia o productividad.

En cuanto a equipo en general, la mayoría de los negocios necesitan:

-Sistema telefónico.

-Una compañía de larga distancia.

-Contestadora.

-Fax.

-Servicio de mensajería.

-Equipo de cómputo.

-Mobiliario.

· Sistema telefónico y compañía de larga distancia. El teléfono es algo vital para cualquier negocio. Un requisito muy importante es escoger la compañía de larga distancia que le ofrezca el mejor precio y una amplia gama de servicios, mismos que hace algunos años sólo estaban al alcance de las grandes empresas con sistemas telefónicos sofisticados. Los servicios más comúnes son:

-Llamada en espera.

-Varias líneas telefónicas.

-Identificador de llamadas.

-Números de teléfono gratuitos

. -Protector contra llamadas de larga de larga distancia.

Si usted no habla regularmente con sus clientes o proveedores quizá no necesite estos servicios. O por el contrario, si su línea de negocio requiere que esté disponible en cualquier momento es factible que necesite la llamada en espera.

· Contestadora. Una máquina contestadora común o un servicio de correo de voz son muy útiles para cualquier negocio. Debido a que las contestadoras no pueden tomar el mensaje mientras usted está hablando por teléfono, el correo de voz puede ser la solución si es que cuenta con una sola línea.

En cualquier caso, cuando vaya a adquirir una contestadora, además de fijarse en la marca, asegúrese de que el tiempo de duración del mensaje de entrada sea lo suficientemente largo esto le permitirá a quienes llamen y no a la máquina, determinar cuándo se ha acabado el mensaje. Otra función muy útil es que le permita recuperar sus mensajes desde cualquier teléfono.

Una vez que haya comprado su contestadora, grabe un mensaje de salida que identifique su negocio y las horas de servicio.

· Fax. Este aparato se ha convertido en un accesorio indispensable ya que permite enviar y recibir documentos instantáneamente. Contratos, órdenes, cartas y otros papeles importantes, pueden ahora transmitirse a través de líneas telefónicas a un bajo costo y en una mínima fracción de tiempo. Usted debe considerar qué tanto le puede afectar la carencia de un fax a su negocio. Si decide comprar uno, pero además necesita estar siempre comunicado, lo más recomendable es adquirir una línea telefónica extra. No olvide comparar marcas, precios y funciones para asegurarse de que eligió el que más se ajusta a sus necesidades.

· Servicio de mensajería. Si usted requiere mandar constantemente sus productos o cualquier tipo de paquetes a otras ciudades, lo mejor es contratar un servicio de mensajería que, además de hacerle descuento al abrir una cuenta, le ahorrará mucho tiempo al no tener que salir de su negocio para hacer sus envíos ya que estas compañías tienen mensajeros que van por los paquetes a su domicilio.

· Equipo de cómputo. Una computadora puede ayudarle a organizarse mejor, a trabajar más eficientemente y a realizar muchas tareas que de otro modo requerirían de asistencia profesional. De cualquier modo no se apresure a adquirir una computadora sin antes determinar las necesidades específicas de su negocio de lo contrario, podría darse cuenta demasiado tarde de que gastó dinero de más en un equipo que excede dichas necesidades o lo que es peor, que adquirió una que no cumple con sus expectativas.

Un buen paso a la hora de considerar qué tipo de computadora necesita es hacer una lista de las tareas que usted crea que pueden ser más eficientes si se ejecutan de forma computarizada. Labores difíciles como registrar récords de ventas, analizar proyecciones financieras, llevar la contabilidad, escribir cartas y preparar material publicitario o de promoción, se hacen mucho más sencillas con la ayuda de la computadora. También debe preguntarse si realmente está dispuesto no sólo a invertir su dinero sino también buena parte de su tiempo para aprender a usar correctamente una computadora y los programas necesarios para su negocio. Una vez hecho lo anterior, le sugerimos poner especial atención en los siguientes puntos:

-Elegir el software.- Identifique las necesidades básicas de su negocio para saber con qué programas debe contar.

-Disco duro.- Una vez que haya identificado cuáles son los programas que requiere, pida asesoría a un especialista para que le diga qué capacidad de disco duro necesita para que funcionen dichos programas.

-Compare antes de comprar.- Actualmente existe una gran variedad de marcas y modelos de computadoras cuyo precio varía según el prestigio y las funciones de las mismas. En caso de que decida comprar una máquina ensamblada, es mucho mejor cotizar todo el equipo con diferentes proveedores que hacerlo parte por parte.

-Busque un sistema que pueda actualizarse fácilmente con nuevos componentes para poder adaptarlos conforme sus necesidades aumenten. Esto le permitirá agregar componentes adicionales como un controlador de disco duro y de diskettes, controlador de CD-ROM y módem, así como ampliar la capacidad de memoria RAM, a un precio mucho menor de lo que le costaría reemplazar su computadora por una más avanzada.

-Si opta por adquirir una computadora ensamblada en lugar de una de marca reconocida, asegúrese de que el distribuidor sea confiable, que le ofrezca soporte técnico, servicio de mantenimiento y una buena garantía.

-Proteja su sistema de cómputo.- Una de las razones para computarizar muchos de sus récords y operaciones de negocio, es la facilidad de poder conjuntar información valiosa en una sola base de datos. Sin embargo, las computadoras pueden fallar y no se descarta el riesgo de perder dicha información. Por tal motivo, es muy importante que una vez adquirida la computadora se asegure de contar con un eficiente soporte técnico, así como de tomar las precauciones adecuadas para proteger su equipo y su base de datos. Las siguientes recomendaciones le serán de gran utilidad para mantener en buen estado su equipo de cómputo y proteger su información:

a) Conecte su computadora a un regulador de voltaje y no directamente al enchufe de pared. Un cambio abrupto en el suministro de energía puede dañar instantáneamente componentes sensibles y alterar los archivos. Los reguladores de voltaje hacen que el suministro de energía se mantega constante. Si vive en una zona donde las bajas de energía y los apagones son frecuentes, es recomendable adquirir un regulador de los denominados “no-break” ya que mantienen el suministro de energía por un determinado lapso de tiempo a pesar de que se haya ido la luz.

b) El polvo es otro enemigo. Mantenga su computadora e impresora cubiertas con fundas, diseñadas para este propósito, cuando no la esté usando y guarde sus diskettes en una caja cerrada.

c) Haga dos copias de todo su software y archivos importantes en diskettes. Mantenga un juego a la mano y guarde el otro en un lugar seguro. De esta manera, en caso de que su computadora sufra algún fallo, no perderá su información.

d) Si quiere limitar el acceso a su computadora, busque un sistema equipado con algún tipo de cerradura que impida que sea encendida sin una llave. Otra opción es instalar una contraseña de protección que puede estar configurada para permitir el acceso a personas específicas y que limite el acceso a ciertos archivos del sistema. Esto le permitirá guardar información confidencial sin temor a que alguien la lea.

e) Si necesita compartir archivos con otras computadoras o bajar archivos de Internet, adquiera un programa que detecte y elimine los virus. Revise que cada diskette que reciba de otras personas esté libre de virus, antes de transferir la información a su computadora. También hágase el hábito accionar regularmente el detector de virus en su disco duro. Recuerde que sólo basta un virus no detectado para causar un severo daño a sus archivos y a su computadora.

· Mobiliario. Recuerde que no es necesario invertir grandes cantidades de dinero para acondicionar su negocio en casa pero en lo único que no debe escatimar es en su salud, por tal razón le sugerimos invertir en muebles ergonómicos que a la larga le ahorrará trastornos físicos y gastos médicos.